Bei Anruf Stress?!
20.07.2017 Ausgabe: 5/17

Es ist gar nicht so schwer, der Flut von Interessenten an zu vermietenden Objekten Herr zu werden. Drei Tipps zeigen, wie‘s geht – digital und ohne Stress.

Deutschlandweit bricht Panik aus, wenn es um die Nachvermietung einer Wohnung in attraktiver Lage geht. Allzu hoch ist die Nachfrage, sodass Mitarbeiter in mit dieser Aufgabe betrauten Verwaltungen regelmäßig damit überfordert sind, die Zahl der Bewerbungen um in der Regel online angebotene Objekte zu bewältigen. Viele Online-Inserate werden daher auf den Immobilienportalen schon nach weniger als einer Stunde wieder deaktiviert – zum Schutz vor der überwältigenden Resonanz per E-Mail, Telefon & Co.

Qualifizierte Nachvermietung heißt doch aber, geeignete Kandidaten genau passend auszuwählen. Es geht also um die treffende Qualifizierung der Interessenten. Wie aber ist dies in der Praxis zu meistern?

Verwenden Sie einen Interessentenbogen

Das Problem ist häufig nicht nur die hohe Zahl der Anfragen, sondern auch die mangelnde Qualität der Informationen, die Interessenten übermitteln. Hier nachzufragen und fehlende Angaben einzuholen, nimmt viel Zeit in Anspruch. Einfacher ist es, in den Internet-Auftritt der Verwaltung gleich einen Interessentenbogen zur Einholung der geforderten Auskünfte einzubinden. Er enthält Pflichtfelder für alle relevanten Daten, soweit sie datenschutzrechtlich konform sind. Über Vermietungsportale eingehende E-Mails von Interessenten lassen sich so zunächst automatisch beantworten – verbunden mit der Bitte, den Interessentenbogen online auszufüllen. Auf diese Weise hat man es nur noch mit einem eingegrenzten Kreis von Interessenten zu tun, nämlich jenen, die die gewünschten Daten auch vorlegen.

Legen Sie eine Interessenten-­Datenbank an

Digitales Interessenten-Management macht es möglich, Daten potenzieller Mieter zentral, an einer Stelle im Unternehmen, zu pflegen. Alle Mitarbeiter können so Zugriff auf den gesamten Pool erhalten, und der Aufwand von Mehrfacheingaben sowie -aktualisierungen entfällt. Zudem können Mietinteressenten, die in der Datenbank gespeichert sind, Suchprofile anlegen, aus denen hervorgeht, welche Objekte ihnen entsprechen. Dies ermöglicht den automatischen Abgleich mit zu vermietenden Wohnungen im Verwaltungsbestand, das sogenannte „Matching“. Geht dann eine Kündigung ein, lässt sich sofort erkennen, welche bereits qualifizierten Interessenten aus der Datenbank als Nachmieter infrage kommen. Befinden sich genügend Kandidaten im Datenpool, kann man sogar auf das Online-Inserat verzichten, entgeht dem Ansturm von Interessenten, spart Zeit und letztlich auch das Geld fürs Vermietungsportal.

Halten Sie Interessenten im ­Suchlauf

Wenn 20 Interessenten sich um eine Wohnung bewerben und letztlich ein Mietvertrag zustande kommt – was passiert mit den übrigen 19? Es lohnt sich, sie im Suchlauf der Interessenten-Datenbank zu halten, um ihnen weitere passende Angebote zu unterbreiten. Da es auch für Wohnungssuchende mühsam ist, stets nach neuen geeigneten Objekten Ausschau zu halten, werden Initiativangebote in der Regel begrüßt. Hierfür bedarf es allerdings einer schriftlichen Erlaubnis. Sie ist sowohl für die Speicherung der Daten und Suchprofile zur weiteren Verwendung als auch für die Unterbreitung zusätzlicher Angebote von Mietinteressenten einzuholen. Bleibt nur noch, die gespeicherten Suchprofile regelmäßig zu aktualisieren und möglichst nicht über die Maßen lange zu hinterlegen.

Foto: © Pakhnyushcha / Shutterstock.com


Schlagworte:
Mietersuche,Suchprofile,Interessentenpool

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