Die Qual der Wahl
20.01.2017 Ausgabe: 1/17

Abrechnungssoftware – was muss sie können, worauf ist zu achten? Für Verwalter ist dies zunächst eine Frage des Standpunkts.

er sich mit dem Gedanken der Anschaffung einer Abrechnungssoft­ware trägt, sollte vorab klären, welcher Zielgruppe man sich zugehörig fühlt: Die einen möchten lediglich eine problemlose Erstellung der Abrechnung, andere streben nach dem allumfassenden Service-Paket – einem Programm, das über die Abrechnung hinaus auch die gesamte Kommunikation, Vorgangsbearbeitung und Dokumentation mit erledigt.
 
Beginnen wir mit der ersten Variante, bei der nur die Grundfunktionalitäten einer Hausverwaltungssoftware auf dem Wunschzettel stehen. Hier ist eine relativ intuitive Bedienung vorrangig. Die Betonung liegt auf relativ, da eine gewisse Bedienungsunfreundlichkeit für unsere Branchensoftware leider typisch ist. Hier gibt es viel Verbesserungspotenzial für die Hersteller.

Benutzerfreundlichkeit, das A und O

Kein Verwalter möchte für einen neuen Mitarbeiter eine teure Schulung über mehrere Tage buchen müssen. Wenn also zur Einarbeitung zwingend dicke Handbücher und abstrakte Tastenkürzel gehören, dürfte dies ein Warnsignal sein. Ein Hauptproblem der Verwalter kommt erschwerend hinzu: Der Arbeitsmarkt bietet wenig qualifizierte potenzielle Mitarbeiter. Und je weniger Abrechnungskompetenz vorhanden ist, desto mehr muss die Software dem Verwalter zur Seite stehen und darf die Arbeit nicht zusätzlich erschweren.

Exemplarisch für Nutzerfreundlichkeit ist die bei manchen Programmen vorhandene Funktion eines Buchungs­assistenten: Die Vorkontierung der Standardbuchungen mittels Volltextsuche bringt den Mitarbeiter auf den richtigen Weg, auch wenn er keine Buchhalterausbildung mitbringt. Dass zusätzlich beim Electronic Banking eine automatische Verbuchung erfolgt und auch von der anderen Seite her die Bankdaten eingelesen werden, ist heute eine Selbstverständlichkeit. Allerdings gibt es Hersteller, bei denen eine solche Basisfunktion nur mit Aufpreis zu haben ist.

Weiter gedacht: die Digitalisierung

Zu einem Top-Thema der Branche, der Digitalisierung: Viele Kollegen sind hier seit Jahren gut aufgestellt und genießen entsprechende Wettbewerbsvorteile, sodass sich mittlerweile auch die eher papierlastigen Verwaltungen damit beschäftigen. Ein schnell zu prüfendes Unterscheidungsmerkmal gängiger Abrechnungssoftware lohnt die Nachfrage beim Hersteller: Wie sehen denn Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung aus, wenn statt des Papierausdrucks nur ein PDF erstellt wird? Kaum zu glauben, aber wahr: So mancher Hersteller liefert hier keine brauchbaren Lösungen. Mal lassen sich Einzelabrechnungen überhaupt nicht als PDF erzeugen, mal muss dafür ein höchst komplexer Prozess angestoßen werden.

Ebenfalls schwer verständlich: PDF-Dateinamen haben nicht immer automatisch einen Bezug zur Wohneinheit, bleiben manchmal sogar ganz namenlos. Dass dies aber möglich ist, zeigt das positive Beispiel eines Herstellers, in dessen Software die PDF-Namen bereits seit 20 Jahren einer Logik folgen: Wipl 018016-01,01600 2017 – diese automatisch vergebene Bezeichnung für eine Einzelabrechnung erlaubt Rückschlüsse auf Objekt, Einheit, Eigentümer und das Jahr. Dies vereinfacht nicht nur die Digitalisierung, sondern ist auch ein Bestandteil der darüber hinausgehenden Industrie 4.0, also der ­angestrebten Verzahnung von industrieller Produktion mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik.

Auf uns Verwalter übertragen bedeutet dies, dass die Hausverwaltungssoftware Produkte digital mit passenden Zuordnungsmerkmalen erstellt. So wird es herstellerunabhängig möglich, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Haushaltsnahe Dienstleistungen, Sonder­umlagen etc. dem jeweiligen Eigentümer und Mieter automatisch zuzuordnen.

Der nächste Schritt: die Cloud

Es liegt nahe, solche Dokumente dann auch ressourcensparend in ein Verwalterportal mit separaten Nutzerbereichen hochzuladen und nur noch einen Bruchteil der Abrechnungen auszudrucken. Aufgrund des Wettbewerbsdrucks werden solche Portale in der Cloud in wenigen Jahren Standard sein. Das in der Datenwolke befindliche Material steht dem Verwalter lokal ebenfalls zur Verfügung, schließlich hat er die Unterlagen im eigenen System, außerhalb der Cloud, produziert.

Was spricht nun dagegen, dass die Abrechnungssoftware selbst auch in die Cloud wandert, um noch einen Prozessschritt zu sparen? Sogar der Cloud aufgeschlossene Verwalter zeigen sich hier eher konservativ, aus gutem Grund: Bei einem DSL-Ausfall wären sie handlungsunfähig. Und: Was passiert mit den Daten, wenn die Cloud-Abrechnungssoftware später mal aufgekündigt wird? Hier sollte man sich rechtzeitig bestätigen lassen, dass bei Vertragsbeendigung die Daten nicht einfach verschwinden. Meines Erachtens wird sich die Cloud für Abrechnungssoftware erst dann durchsetzen, wenn die Inhalte gleichzeitig auch lokal zur Verfügung stehen, nach dem Prinzip von Microsoft Office 365.
Davon mal abgesehen, gehört die Erstellung von Abrechnungen samt der laufenden Buchhaltung zur Kernkompetenz der Verwalter. Schon deshalb sind die meisten Anbieter von Abrechnungsdienstleistungen mit ihrem Geschäftsmodell gescheitert. Outsourcing – gerne, wo immer es sinnvoll ist. Das Abrechnungswesen aber mitsamt der Software einzusparen, wird hingegen nicht funktionieren.

Zusatzmodule, ein Mehrwert?

Zunehmend gehen die Software-Anbieter dazu über, ihre Programme mit Funktionen wie Customer Relationship Management (CRM) oder Dokumenten-Management-System (DMS) auszustatten und diesen vermeintlichen Mehrwert als weiteres und mit Abstand teuerstes Modul anzubieten. Diese Zusatzpakete sind jenseits des Werbeprospekts auf ihre Funktionsfähigkeit und vor allem die einfache Bedienbarkeit zu prüfen. Ihre Komplexität steigt stetig und enorm, meist auch die Frustration der Nutzer. Zusammen mit den erheblichen Folgekosten ist leicht das Gegenteil des eigentlich Gewünschten erreicht.

Auch zu beobachten ist der Trend der etablierten Softwareanbieter, einen Cloud-Aufsatz anzubieten oder zumindest aus Gründen des Marketings anzukündigen. Wenn es letztlich nur um den Dokumentenzugriff in der Cloud geht: Das genügt nicht als Mehrwert, Entlastung sieht anders aus.

Ein weiterer Gedanke zur Software-Auswahl drängt sich unter strategischen Gesichtspunkten auf: Die Zahl der Fusionen und Übernahmen von Hausverwaltungen steigt. In solchen Fällen verabschiedet man sich in der Regel früher als geplant von einem Software-Hersteller, weil es nicht sinnvoll ist, in einem Unternehmen mit verschiedenen Abrechnungsprogrammen zu arbeiten. Es will dann gut überlegt sein, welchem der bisher genutzten Produkte man weiter die Treue hält.

Schreckensszenario: Entwicklungsstopp

Ob mit oder ohne Cloud – auch das kann passieren: Der Hersteller der Abrechnungssoftware entwickelt sein Produkt nicht weiter. Die Wahrscheinlichkeit ist gering, wenn es sich nicht gerade um einen Hersteller der Rechtsform Einzelunternehmen handelt und zudem ein nennenswerter Marktanteil gegeben ist. In den letzten Jahren hat sich allerdings gezeigt, dass auch große, renommierte Anbieter völlig unerwartet vom Markt verschwinden können: Es muss nur ein noch größerer diese Software-Häuser übernehmen, ihre Produkte eliminieren und dafür seine eigene, nicht unbedingt günstigere Software anbieten.

Fotos: © SFIO CRACHO / Shutterstock.com


Schlagworte:
Funktionen,Nutzerfreundlichkeit,Digitalisierung

zurück zur Übersicht