Die Zeiten ändern sich …
20.07.2017 Ausgabe: 5/17

… und mit ihnen die Anforderungen an Kompetenzen. Der Wandel ist mittlerweile die Konstante in der Immobilienverwaltung. Auch personell sind neue Strategien gefragt. Wer ist wie zukünftig gut aufgestellt?

Die Branche der Immobilienverwalter ist großenteils von kleinen und Kleinstunternehmen geprägt, in denen die Geschäftsführung häufig auch selbst operativ tätig ist. Andererseits steigt aber auch die Zahl größerer Unternehmen, die 10 000 Einheiten und mehr verwalten. Entsprechend unterschiedlich sehen die Personaltableaus dieser Unternehmen aus – und naturgemäß gibt es hinsichtlich ihrer personellen Ausrichtung sehr verschiedene Indikatoren für Erfolg. Bevor nachfolgend auf die Unterschiede eingegangen wird, seien zunächst die Gemeinsamkeiten ins Auge gefasst.

Was die Branche bewegt

Immobilienverwaltungsunternehmen jeglicher Größe eint die händeringende Suche nach qualifizierten Fach- und Führungskräften. Darüber hinaus gibt es bislang keine Mindeststandards als Voraussetzung für den Berufszugang. Weder eine Ausbildung zum Immobilienkaufmann ist erforderlich, noch kann das Bestehen einer Weiterbildungsprüfung als branchenüblicher Mindeststandard angesehen werden. Dies ist möglicherweise ein Grund für die im Vergleich zu anderen immobilienwirtschaftlichen Zweigen noch immer unterdurchschnittliche Ausbildungstätigkeit der Branche (vgl. 4. DDIV-Branchenbarometer 2016). Die Situation verschärfend muss sich die Branche neuen Anforderungen stellen, etwa durch Digitalisierung, steigende Kundenansprüche und strategische Unternehmensausrichtung.

In Bezug auf die Ausrichtung der Unternehmensstrategie lassen sich zwei Tendenzen ausmachen:

  1. Kleine Verwaltungsunternehmen bleiben klein.
  2. Große Immobilienverwaltungen wachsen.

Neuer Auftrag, neue Mitarbeiter

Kleine oder Kleinstbetriebe mit 500 und weniger verwalteten Einheiten sind in der Regel Ein- oder Zwei-Personen-Gesellschaften, häufig als Familienbetrieb organisiert. Auch leicht größere Betriebe sind häufig noch zu klein, um in personeller Hinsicht eine nachhaltige Strategie entwickeln zu können. Dabei gilt die Regel: Je größer das Immobilienverwaltungsunternehmen, desto größer soll auch die zu verwaltende Eigentümergemeinschaft sein, um sich für das gesamte Unternehmen als wirtschaftlich zu erweisen. Rasantes Wachstum ist damit vorprogrammiert und wirkt sich unmittelbar auf das Personaltableau des Unternehmens aus.

Für kleine Unternehmen besteht die Herausforderung nun darin, neue Mitarbeiter zu identifizieren, zu akquirieren und zu qualifizieren. Sie entstammen häufig dem persönlichen Umfeld und sind oft Quereinsteiger ohne relevante Berufserfahrung als Immobilienverwalter. Die Grundlagenqualifizierung ist somit die wichtigste Voraussetzung, um eine zügige Integration zu gewährleisten, und der schnellste Weg für neue Mitarbeiter, sich wirtschaftlich selbst zu tragen.

Die Integration ins Unternehmen

Problematisch für kleine Unternehmen ist, dass sie neue Mitarbeiter im Vorfeld nicht „auf Herz und Nieren“ testen können, sondern bei deren Einstellung stets auch etwas Risiko einkalkulieren müssen, das sich bei ungünstigem Verlauf auch als hohes finanzielles Risiko entpuppen kann. Denn: Ob ein WEG-Verwalter seine Tätigkeit tatsächlich passend und richtig ausübt, lässt sich häufig erst nach einiger Zeit sagen. Um dies herauszufinden, bedürfen sowohl das Unternehmen als auch der Mitarbeiter eines Eingewöhnungsprozesses, der bestenfalls nicht länger als eine Versammlungssaison dauert. Strukturierte Praktika und Orientierungsphasen, gekoppelt mit einer fachlich fundierten Grundlagenausbildung, scheinen ein angemessener Ansatz zu sein, um potenzielle Arbeitnehmer mit dem nach Fachkräften suchenden Unternehmen zusammenzubringen. Das „Matching“ von Bewerber und Unternehmen kann somit bereits vor der Einstellung stattfinden und minimiert die Fülle an Unsicherheiten und Risiken auf beiden Seiten.

Vorstellbar ist zudem, dass große Unternehmen, die auch zukünftig expandieren, sich hingegen eine andere Herangehensweise leisten können: Wenn große Eigentümergemeinschaften in den Bestand aufgenommen werden, kommt es mitunter auch zur Übernahme des Personals des vorherigen Verwalters, oder die neue Verwaltung übernimmt ein kleines oder mittleres Branchenunternehmen vollständig.

Die Integration der Mitarbeiter des zu übernehmenden Unternehmens darf dabei als zentrale Herausforderung angesehen werden. Mit dem sogenannten „Onboarding“, also der strukturierten und durch gezielte Maßnahmen geförderten Integration von neuen Mitarbeitern ins Unternehmen, sind verschiedene Ziele verknüpft:

  • Fachliches Onboarding der neuen ­Mitarbeiter beschleunigen und Kompetenzniveaus ­homogenisieren
  • Prozessstabiliät trotz neuer Mitarbeiter ­sicherstellen
  • Friktionen im Arbeitsprozess durch häufige Rückfragen/Fehler der neuen ­Mitarbeiter verringern
  • Kundenbeschwerden aufgrund von Prozessinstabi­litäten vermeiden

Die EBZ Akademie hat in der Vergangenheit bei solchen Übernahmen den Onboarding-Prozess im Unternehmen unterstützt. Gemeinsam mit den Fach- und Führungskräften des übernehmenden Unternehmens wurde ein Konzept entwickelt, das den neuen Mitarbeitern die fachliche und prozessuale Einarbeitung ermöglicht. Kern dieser fachlichen Einarbeitung waren häufig fundierte Schulungen im Rahmen eines firmenspezifischen Zertifikatslehrgangs in Kombination mit einem ergänzenden On-the-Job-Training, das unternehmensinterne Multiplikatoren begleiteten, die wiederum mit einem Train-the-Trainer-Programm auf diese Aufgabe vorbereitet wurden.

Foto: © SMDSS / Shutterstock.com


Schlagworte:
Grundlagenqualifikation,Onboarding,Unternehmensfusion

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