Herr der Lage
05.12.2017 Ausgabe: 8/17

Für so manchen Verwalter ist das Smartphone der wichtigste Helfer in Sachen Verkehrssicherungspflicht. So hat man alles im Griff.

Verwalter übernehmen viele Pflichten der Wohneigentümer, oft auch die der Verkehrssicherung. Sie haften somit dafür, wenn jemand zu Schaden kommt, während er sich auf dem verwalteten Grund und Boden aufhält. Je dunkler und kälter es draußen wird, desto entscheidender ist es, dass die Außenbeleuchtung tadellos funktioniert und Treppengeländer wie Wege in einem ordentlichen Zustand sind – sonst drohen teure Folgen.

Haftungsschäden vermeiden mit digitalen Helfern

Das Smartphone kann dabei helfen, Gefahrenquellen zu erfassen und sicher zu beseitigen. Im Idealfall erinnert der kleine Alleskönner den jeweiligen Sachbearbeiter und beauftragte Partner sogar automatisch an Aufgaben, die zur Erfüllung der Verkehrssicherungspflicht innerhalb bestimmter Fristen durchgeführt werden müssen. Digital organisierte Verwalter sind hier im Vorteil: Sie können Verträge, Kontaktdaten von Vertragspartnern und anfallende Aufgaben in einem zentralen System pflegen. Diese Daten stehen dann Objektsachbearbeitern wie Dienstleistern und Vertragspartnern unterwegs auf ihrem Handy zur Verfügung.

Automatische Erinnerungen für zentrale Aufgaben

In den meisten Fällen haben Verwalter feste Verträge mit externen Dienstleistern – zum Beispiel um Objektbesichtigungen durchzuführen oder Handwerker zu beauftragen. Müssen die Aufzüge in einem Objekt jedes Jahr gewartet werden, sind relevante Daten wie Baujahr, Seriennummer, Hersteller oder Wartungsdatum im Idealfall in einem zentralen System hinterlegt. Über eine mobile Objektdatenerfassung können Automatismen eingerichtet werden, die Handwerker und Dienstleister automatisch zum richtigen Zeitpunkt beauftragen. Der Status aller Aufgaben kann dabei stets verfolgt werden. Dies lässt sich für viele wiederkehrende Vorgänge rund um ein Objekt nutzen. So gehen in der Fülle von Aufgaben, die ein Verwalter gleichzeitig im Blick haben muss, keine wichtigen mehr unter.

Mit Ampelsystem zum Überblick

Ohne zentrales System bleibt es nicht aus, dass man Zeit damit verschwendet, Papierstapel oder E-Mails zu durchsuchen, um überhaupt feststellen zu können, ob eine Arbeit erledigt wurde. Wird dagegen ein Handwerkerportal genutzt, in dem Aufgaben vom Verwalter erfasst werden und Dienstleister ausgeführte Tätigkeiten der Aufgabe direkt zugeordnet dokumentieren, diese abschließen und ihre Rechnungen hochladen, zeigt das System eindeutig, wann die Leistung erfüllt, somit die Verkehrssicherheit hergestellt wurde.

Bei integrierten Verwalter-Lösungen, wie sie beispielsweise DOMUS mit DOMUS NAVI und SERVICECASE anbietet, werden Handwerker über ein Handwerkerportal direkt beauftragt. Nach dem Ampelprinzip ist hier jederzeit erkennbar, welche Aufgaben bereits erledigt oder bei welchen Fristen schon überschritten sind. Über das integrierte Instandhaltungsportal werden die Beauftragungen an die Handwerker im vordefinierten Zyklus automatisch erzeugt. Auch dabei unterstützt das Ampelsystem die Einhaltung aller Fristen. Den Weg in die Digitalisierung geht man am besten mit einem erfahrenen Partner und durchläuft mit ihm folgende Schritte:

  1. Einführung einer zentralen CRM Software
    Basis vieler digitaler Dienste ist die Einführung einer passenden CRM-Software, in der Kontakt- und Objektdaten sowie wiederkehrende Prozesse hinterlegt werden können. Das bedeutet im Fall der Verkehrssicherung, dass alle Informationen, Vorgänge zum Objekt, wiederkehrende Verträge sowie die regelmäßige Objektüberprüfung nicht mehr bei den jeweiligen Objektbetreuern in verschiedenen Organisationsstrukturen liegen, sondern einheitlich, zentral bearbeitet und überwacht ­werden können.
  2. Bestandsaufnahme
    Schritt eins und zwei gehen Hand in Hand. Denn mit der Einführung eines zentralen Systems verschafft man sich zugleich einen Überblick und klärt, welche Aufgaben und Vorgänge vertraglich erfüllt werden müssen: Gibt es zum Beispiel feste Verträge mit einem Winterdienst? Mit welchen Laufzeiten, und werden die Arbeiten auch tatsächlich rechtzeitig ausgeführt? Werden Objektbesichtigungen in regelmäßigem Turnus von den zuständigen Sachbearbeitern vorgenommen, oder übernimmt der Hausmeister diese Überprüfung zur Verkehrssicherung? Welche Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sind in einem Objekt notwendig? Stehen größere Sanierungsmaßnahmen an, die budgetiert werden müssen? Werden hierfür alle Fristen eingehalten? Alle Informationen rund um ein Objekt werden erfasst und im System hinterlegt. Sind die Daten und Abläufe online, kann es losgehen.
  3. Mehr Effizienz und Transparenz
    In solchen vollintegrierten CRM-Lösungen werden alle Dienstleistungsverträge erfasst und bei Bedarf auch mit automatischen Erinnerungszyklen hinterlegt. Demnächst anstehende Aufgaben sowie ihren Fortschritt haben digital organisierte Verwaltungen über das Ampelsystem stets im Blick. So sind z. B. auch alle technischen Geräte eines Objektes mit wichtigen Stammdateninformationen versehen und mit den entsprechenden ­Verträgen zur Wartung und Instandhaltung verknüpft.
    Über die Budgetverwaltung können Sanierungsmaßnahmen angelegt werden, und für regelmäßige Verkehrssicherungspflichten werden entweder Wartungsintervalle oder Erinnerungen für Objektbesichtigungen eingerichtet.

Digitaler Service für Mieter, Eigentümer und Investoren
Durch aktives Managen des Verwalters trägt die Software dazu bei, Haftungsrisiken zu reduzieren, sie unterstützt bei der Durchführung aller Aufgaben und bietet stets einen aktuellen Überblick über alle wichtigen Prozesse. Vereinbarte Termine und anstehende Aufgaben stehen in einer digitalen Akte bei Bedarf allen Beteiligten zur Verfügung: dem Verwalter, seinen Mitarbeitern und Dienstleistern, Mietern und Eigentümern. Der Fortschritt einer Wartung oder Reparatur lässt sich ebenfalls jederzeit online verfolgen. So können sich Verwalter bei immer anspruchsvolleren Kunden mit smarten Services als geeignete Partner positionieren und sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Am Ende steht die App

Auch Statusberichte und neue Aufgaben müssen nicht am PC aktualisiert und angelegt werden. Setzt man auf eine integrierte Lösung, kann man mit verschiedenen mobilen Endgeräten von überall auf zentral hinterlegte Informationen zugreifen. Ganz konkret: Objektsachbearbeiter und Hausmeister prüfen per Smartphone oder Tablet vor Ort am Objekt, welche Aufgaben im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht zu erledigen sind. Zeigt sich bei der Besichtigung neuer Bedarf, lassen sich Aufgaben per Smartphone neu anlegen – auch offline. Alle Eingaben werden ins System übertragen, wenn der Internetzugang wieder gegeben ist.

Foto: © ISOVECTO / Shutterstock.com


Schlagworte:
Digitalisierung,Objektdaten,Budgetverwaltung

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