Mehr Zeit fürs Wesentliche
20.07.2017 Ausgabe: 5/17

Digitale Unterstützung setzt im Verwalteralltag Kapazitäten frei.

So könnte der Alltag eines Immobilienverwalters schon heute aussehen: Beim Betreten des Büros findet man Post von einem externen Dienstleister bereits eingescannt vor. Fehlt nur noch die Rechnungsfreigabe, aber die ist mit einem Klick erledigt. Mängelmeldungen gehen mit Fotos und allen erforderlichen Informationen über die Kundenservice-App ein, sind in Sekundenschnelle an Hausmeister oder Handwerker versandt und alle Betroffenen umgehend informiert, sobald erste Maßnahmen ergriffen wurden. Auch Abrechnungen, Rundschreiben und andere Korrespondenz wird vollelektronisch verschickt, mit postalischer Zustellung oder über ein Kundenportal. Modern aufgestellte Immobilienverwaltungen haben dank digitaler Unterstützung mehr Zeit, sich aufs Kerngeschäft zu konzentrieren, Mitarbeiter zu fördern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Was jetzt schon möglich ist, zeigen drei Beispiele zukunftsorientierter Unternehmen:


Schadensfälle online abwickeln

Die mehrfach vom DDIV ausgezeichnete Hausverwaltung Apropos Service GmbH setzt schon seit zwölf Jahren auf digitale ­Geschäftsprozesse. 2016 führte sie eine Service-App ein und digitalisierte so einen Teil des Kundenmanagements. Auch Schaden- und Mängelmeldungen via Smartphone sind damit möglich, und in Zusammenarbeit mit dem Versicherungsspezialisten Pantaenius wurde die App um die Funktion des digitalen Schadensmanagements erweitert. Geschäftsführer Markus Herrmann erinnert sich, dass früher noch alle Unterlagen zu einem Schadensfall auf den Schreibtischen seiner Mitarbeiter landeten und die Bearbeitung jeweils viel Zeit in Anspruch nahm. „Dieser nun standardisierte Prozess läuft heute automatisiert. Alle Betroffenen können sich rund um die Uhr über den aktuellen Status informieren, Kunden über das Portal sogar Termine direkt mit Handwerkern vereinbaren.“ Die Abläufe sind transparenter, die Kunden zufriedener und Mitarbeiter verbringen weniger Zeit am Telefon.

Dokumente digital archivieren, bereitstellen, versenden

Auf der Suche nach in Ordnern über zwei Etagen archivierten Dokumenten verbrachten die Mitarbeiter der Immobilienverwaltung Specht aus Ingolstadt früher mehr Zeit als an ihrem Arbeitsplatz. Seit Anfang 2016 liegen hier nun ein- und ausgehende Dokumente digital vor und sind über die Suchfunktion einfach in wenigen Sekunden auffindbar. Relevante Dateien stehen auch Eigentümern und Mietern auf einem eigenen Service-Portal zur Verfügung, und für den erforderlichen Briefversand ist ein digitaler Postdienstleister eingebunden. „Wir haben unsere bisherigen Portokosten von etwa 10.000 Euro im Jahr fast halbiert”, so Geschäftsführer Michael Specht, und er ergänzt: „Bisher hat uns das Kuvertieren von Briefen bis zum Versand – inklusive Gang zur Post – pro Fall eine Stunde beschäftigt. Mit der online-basierten Lösung sind es nur noch maximal zehn Minuten.“

Vorgangsmanagement in der Cloud

Die Willi Niesen Hausverwaltungen e. K. ist heute konsequent digital aufgestellt – die Büros, eine papierfreie Zone. „Wir führten erst ein cloudbasiertes Dokumenten-Management-System ein, dann ein Ticketsystem für die Mieterbetreuung“, beschreibt Inhaber Sebastian Niesen die Schritte seines Unternehmens zur Digitalisierung. Mieter und Eigentümer schicken dokumentierende Fotos nun direkt via Smartphone oder Tablet, was viele Termine vor Ort erspart. Klare Vorteile der Online-Lösung auch hier: Informationen sind rund um die Uhr und ortsunabhängig abrufbar, der Aufwand für teure IT entfällt.

Schritte zur digitalen Verwaltung

Immobilienverwaltungen ist zu einem schrittweisen Vorgehen zu raten, anstatt gleich den gesamten Geschäftsablauf auf den Kopf zu stellen. Folgende Fragen sollten am Anfang stehen: Was mache ich bereits gut? In welchen Bereichen besteht Einsparungspotenzial? Wo gibt es Möglichkeiten zur ­Effizienzsteigerung?

Eine Unternehmensberatung kann unterstützend dabei helfen, bisherige Vorgänge und routinierte Abläufe zu hinterfragen. Sinnvoll ist es, Schwerpunkte zu definieren, wo digitale Lösungen zur Optimierung führen. Gerade weil das operative Tagesgeschäft meist wenig Zeit lässt, kommt es auf die konsequente und strukturierte Umsetzung an, damit der Wandel zur digitalen Immobilienverwaltung in Unternehmen jeder Größenordnung nachhaltig und zielorientiert gelingt.

Foto: © xpixel, Abd Mukmin / Shutterstock.com


Schlagworte:
Schadensmanagement,Kundenmanagement,Dokumentenmanagement

zurück zur Übersicht