Das Tor zur digitalen Welt
12.10.2018 Ausgabe: 7/18

Die Crux mit der Schnittstelle hindert viele ­Unternehmen daran, Prozesse sinnvoll zu optimieren.

Zeit ist Geld, heißt es immer so schön. Wenn das so ist, müsste man ja auch Zeit investieren können, um im Ergebnis einen Gewinn an Geld und vor allem auch an Zeit zu erzielen. In Bezug auf die Digitalisierung könnte das eine Schlüsselerkenntnis sein. Einige Branchen haben sie sich schon vor mehr als zehn Jahren zunutze gemacht. Deshalb kann man heute die Paketzustellung in Echtzeit verfolgen, während der Kühlschrank automatisch fehlende Lebensmittel nachbestellt – beides natürlich online. Ähnliche Entwicklungen kommen auf die Immobilienverwaltungen zu, allerdings langsamer, weil die Branche insgesamt der Digitalisierung hinterherhinkt. Die Vielzahl unterschiedlicher Prozesse, die diese Unternehmen automatisieren und digitalisieren müssen, ist einer der Hauptgründe dafür. Als wesentliches Hemmnis, mit der Entwicklung Schritt zu halten, erweist sich die Schnittstelle zur Online-Welt: die Einrichtung eines Kundenportals, das Daten aus dem verwendeten klassischen ERP-System online abbildet und über ein Portal zugänglich macht. Dafür gibt es zwei Lösungsansätze:

  1. Das externe Online-Portal mit Schnittstelle zur verwendeten ERP-Software
  2. Das eigene Online-Portal des Herstellers der ERP-Software, das sich ohne weitere Schnittstellen über die vorhandene ERP-Lösung einrichten und automatisiert mit Daten befüllen lässt

Diese Lösungen ermöglichen es derzeit, dass ­Kunden sich eigenständig informieren, über ein ­digitales Archiv verfügen und teils auch schon mit ihrer ­Verwaltung kommunizieren können.

Vereinfachte Datenpflege

Nachteilig bei der Nutzung externer Lösungen erscheint die ungewisse zeitliche Perspektive: Sollen Kunden über das Online-Portal zukünftig auch Zählerstände, personelle Veränderungen im Haushalt, Adressdaten und Schäden am Objekt melden können, zeigt die externe Lösung schnell Grenzen auf. Die Daten solcher Online-Meldungen landen nicht automatisiert in der zentralen ERP-Lösung, sondern müssen dort eigens eingepflegt werden.
Zukunftsweisend stellen sich Lösungen dar, die direkt aus der ERP-Software entstehen: Sie ermöglichen es Kunden nicht nur, sich jederzeit eigenständig zu informieren, sondern auch Prozesse anzustoßen. Der Verwalter selbst braucht dann nicht mehr aktiv zu werden – z. B. bei Datenabfragen oder wenn Hausbewohner über einen Handwerkerauftrag und den Fortschritt der Arbeiten informiert werden müssen. Er hat in einigen Aufgabenbereichen lediglich den Ablauf der Vorgänge zu überwachen.

Ein steiniger Weg

Im Grunde ließe sich dies auf alle Verwaltertätigkeiten erweitern, allerdings nicht von heute auf morgen. Der Weg zur Immobilienverwaltung 4.0 ist lang, das Kundenportal sicher ein Meilenstein, aber bis zum Ziel stellen sich etliche Fragen, die man beantworten sollte:

  • Habe ich überhaupt schon mit der Digitalisierung meiner Dokumente angefangen?
  • Kann ich mit den vorhandenen Dokumenten ein informatives Portal erschaffen?
  • Bietet der Hersteller meines Hausverwaltungssystems ein eigenes Portal an oder muss ich auf ein externes Portal zurückgreifen?
  • Welche Aussichten bietet mein Portal für die Zukunft?

Das Wichtigste aber ist, sich Zeit zu lassen, jeden Schritt einzeln, nicht alles auf einmal zu planen.

Foto: © Billion Photos / Shutterstock.com


Schlagworte:
Schnittstellen,Online-Portal,ERP-Software

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